Documentation

Jennyz est une solution logicielle qui digitalise toutes les tâches qui permettent d’opérer un restaurant, un bar ou un café.

1. Inscription

L’inscription sur Jennyz est publique et n’importe quel professionnel peut créer un compte et commencer à prendre des commandes. Pour s’inscrire, il suffit de se rendre à cette adresse et renseigner son adresse mail.

Un email de confirmation vous sera envoyé sur votre boite mail et il faudra cliquer sur ce lien afin de terminer l’inscription.

2. Créer un restaurant

a. Renseigner les informations du restaurant

Une fois l’inscription terminée et l’adresse email validée, il faut maintenant créer votre restaurant, bar ou café.

b. Renseigner les information de la carte paiement

Bien que l’utilisation de Jennyz vient avec une période d’essai gratuite de 7 jours, il n’en demeure pas moins qu’il faille renseigner sa carte bleue afin de pouvoir utiliser le service.

3. Créer le catalogue

Pour commencer à enrichir votre catalogue, il faut se rendre à cet écran.

Le catalogue permet de choisir des produits ainsi que des variantes au moment de créer une commande, soit par un serveur, soit par un client.

a. Créer une catégorie

Une catégorie regroupe un ou plusieurs produits.

Exemple de catégories :

• Pizzas
• Pâtes
• Burgers
• Salades
• Soupes
• Boissons softs
• Boissons alcoolisées
• Desserts

Pour créer une catégorie, il faut se rendre à cet écran.

b. Créer un produit

Un produit doit appartenir à une catégorie.

Pour créer un produit, il faut se rendre à cet écran.

Un exemple de produit, dans la catégorie “Pizzas” :

• 4 fromages
• Margherita
• Regina

Exemple de produit, dans la catégorie “Desserts” :

• Tarte aux pommes
• Tiramisu
• Crêpe Nutella
• Fondant au chocolat

c. Ajouter une variante

Une variante vient compléter un produit, ça peut apporter une déclinaison de taille, d’ingrédients ou tout autre variation d’un même produit.

Par exemple :

• Pizza 4 fromages de taille M et Pizza 4 fromages taille L.
• Burger Oklahoma Onion et Burger Oklahoma Onion Bacon.

Pour créer une variante, il faut se rendre à la liste des produits, choisir un et ajouter le variant à l'intérieur.

d. Créer une matière première

Une matière première entre dans la composition d'une variante d'un produit.

Pour créer une matière première, il faut se rendre à cet écran.

Une fois la matière première créée, il faut l'ajouter à la variante en se rendant sur l'écran individuel de la variante à partir de la liste des produits et cliquer sur le bouton Ajouter une matière première.

e. Créer un élément

Un élément est une matière première destinée à être affichée dans la carte.

Contrairement aux matières premières, les éléments n'ont pas d'indication techniques dans leur libellé.

Par exemple :

f. Créer un supplément

Un supplément est un ingrédient qu’on va pouvoir vendre en accompagnement d’un produit.

g. Créer une formule

Une formule est un ensemble de produits et/ou suppléments vendus de manière indivisible.

Pour créer une formule, il faut se rendre à cet écran.

Créer une liste

Une liste permet de regrouper différents types de produits, produits et/ou variantes sous une seule étiquette afin de les utiliser dans des formules.

Pour créer une liste, il faut se rendre à cet écran.

Exemple :

Une «Pizza Margherita», «Pâtes à la Pesto», «Ratatouille» et «Soupe de légumes» peuvent être regroupés sous une liste «Végétarien»

4. Créer un consommable

Un «consommable» désigne un produit ou une matière qui est utilisée, consommée ou transformée dans le cadre d'une activité et qui doit être régulièrement réapprovisionnée.

Comme consommables on peut trouver des produits d’entretien, des sacs poubelle, des rouleaux de papier essuie-tout, etc.

5. Créer une liste de courses

La liste de courses permet de définir quelles matières premières et quels consommables acheter et dans quelles quantités.

Cette fonctionnalité permet également de cocher au moment du passage en magasin, les articles achetés et de prendre en photo les numéros de lot et dates d’expiration de ces derniers.

La prise en photo des lots et l'upload de la facture sur la liste de courses permet de générer ultérieurement le réapprovisionnement de manière automatique.

Pour générer une liste de courses, il faut se rendre à cet écran.

6. Faire un réapprovisionnement

a. Faire un réapprovisionnement manuel

Pour faire un réapprovisionnement manuel, il faut se rendre à cet écran.

Il faut d’abord renseigner le fournisseur puis ajouter un à un les lots achetés.

Si aucun fournisseur n’est renseigné, il faut se rendre à cet écran pour en ajouter un nouveau.

b. Faire un réapprovisionnement avec IA

Une fois que les éléments de la liste de courses sont cochés, il faut uploader la facture.

Tout ce qu'il vous reste à faire à ce moment là, c'est de cliquer sur le bouton “Générer le réappro.”

Lorsque le réapprovisionnement aura été correctement généré, une nouvelle ligne apparaîtra dans la liste des réapprovisionnements.

Il faudra ensuite ouvrir le réapprovisionnement et corriger les valeurs générées par l'IA si nécessaire.

7. Créer une commande

Pour créer une commande, il faut se rendre à cet écran.

a. Envoyer une facture

Une fois que la commande a été créée et complétée, il est possible de l'envoyer à l'adresse mail du client.

Il faut, pour ce faire, cliquer sur le bouton «Envoyer la facture» disponible en cliquant sur la commande depuis la liste des commandes.

b. Rembourser une commande

Si une commande a été mal réalisée ou si le client souhaite être remboursé, il est possible de rembourser la commande.

Pour rembourser une commande, il faut ouvrir la commande en question depuis la liste des commandes et cliquer sur le bouton Rembourser.

Au moment d'effectuer le remboursement, il est également possible d'annuler la sortie de matière première. C'est notamment pratique si le remboursement a eu lieu avant que la commande ne soit préparée.

c. Suivre les commandes en cuisine

Pour suivre les commandes en cuisine, il faut se rendre à cet écran.

Cet écran affiche en temps réel les nouvelles commandes, les commandes en cours de préparation et les commandes préparées.

C'est un écran particulièrement adapté aux cuisiniers et préparateurs de commandes car il reprend de manière détaillée le contenu de la commande.

8. Consulter les indicateurs

La fonctionalité des indicateurs est présente pour aider le restaurateur à visualiser certains chiffres clés de son activité.

Pour consulter les indicateurs, il faut se rendre à cet écran.

a. Résumé

Le résumé regroupe différents indicateurs pour un accès rapide.

La donnée affichée peut être filtrée sur les intervalles tomporels suivants :

• Aujourd'hui
• Cette semaine : de lundi à aujourd'hui
• Ce mois-ci : du premier jour du mois à aujourd'hui
• Ce trimestre : du premier jour du trimestre à aujourd'hui
• Ce semestre : du premier jour du semestre à aujourd'hui
• Cette année : du 1er janvier à aujourd'hui

i. Marge

Cette carte représente la marge brute pour la période.

Elle affiche également le chiffre d'affaires HT ainsi que les charges HT en matière première.

Par définition, les charges fixes sont exclues.

ii. Panier moyen

Le panier moyen représente la valeur moyenne d'une commande sur la période.

La formule est la suivante : somme des montants de commandes / nombre total de commande

iii. Moyens de paiement

Cette carte affiche une liste ordonnée par volume total sur la période des moyens de paiements suivants :

• Carte
• Espèce
• Ticket Resto
• Paiement en ligne
• Chèque vacances
• Ticket Resto
• Total

iv. Projection de CA

C'est le CA prévisionnel à la fin de la période choisie.

v. CA Moyen par jour

vi. Top 5 clients

Les 5 clients avec le plus de chiffre d'affaires HT cumulé sur la période.

La liste se présente en ordre descendant, c'est à dire, les clients avec le plus gros CA généré apparaissent en premier.

vii. Nouveaux clients

Le nombre de nouveaux inscris sur le programme fidélité sur la période.

viii. Top 5 ventes

Les 5 produits avec le plus de chiffre d'affaires HT cumulé sur la période.

b. Marge

Pour consulter les indicateurs de marge il faut se rendre à cet écran.

Cet écran permet d'apprécier la marge opérationnelle de manière plus fine.

Il présente les charges et les produits ainsi que la marge pour chaque commande.

Les écarts de marge issus des inventaires sont également affichés.

L'affichage peut être filtré de manière temporelle de la même façon que sur l'écran du résumé.

c. Produits

Cet écran permet d'afficher le chiffre d'affaires et la marge de manière plus fine.

Il permet également de comparer à la période P - 1 de l'intervalle temporel sélectionné.

Concrètement, il permet d'afficher le CA et la pour :

• Une catégorie de produits
• Un produit
• Une variante de produit

d. Matières premières

Cet écran permet d'afficher le coût unitaire d'une matière première sur les derniers lots de réapprovisionnement.

Il permet également de comparer les coûts entre plusieurs fournisseurs.

9. Fidéliser les clients

Pour fidéliser votre clientèle, Jennyz envoie des e-mails de rappel périodiques aux adresses mail fournis par vos clients souhaitant adhérer au programme de fidélité.

Afin de ne pas spammer ces derniers, un score de maturité est calculé à partir de la date du dernier achat ainsi que la date du dernier mail promotionnel envoyé.

Les clients accumulent des points de fidélité à chaque passage en caisse et au bout de 100 points, ces derniers débloquent des promotions de fidélité.

Le règlement relatif au programme de fidélité sera publiquement accessible à cet url.

Il est possible d'envoyer des emails individuellement aux clients en les sélectionnant dans la liste des clients.

10. Edition des périodiques

Les périodiques sont des documents destinés au comptable que l'application va générer de manière mensuelle ou hebdomadaire.

Les périodiques générés sont :

• Z de caisse quotidien : généré tous les jours.
• Z de caisse mensuel : généré le premier jour du mois sur le mois précédent.
• Z de stock : généré de manière mensuelle.

11. Accepter des commandes en lignes

Afin d'accepter les commandes en ligne, il faut se rendre aux paramètres du restaurant.

Il faut ensuite cliquer sur le bouton «Activer la vente en ligne»

En cliquant sur ce bouton, vous allez être redirigés vers le KYC de Stripe.

Il est important de noter que ce n'est pas Jennyz qui s'occupe de collecter les fonds auprès de vos clients et ce n'est pas non plus Jennyz qui transfert les fonds sur votre compte bancaire.

A noter également que Jennyz applique une commission de 1% sur le chiffres d'affaires généré via le service de vente en ligne.

12. Modifier les informations du restaurant

Pour modifier les informations du restaurant, il faut se rendre à cet écran.

Les informations qu'il est possible de modifier sont les suivantes :

• Logo du restaurant
• Nom du restaurant
• Adresse
• Siren

13. Modifier les horaires du restaurant

Pour modifier les horaires du restaurant, il faut se rendre à cet écran.

Cette fonctionnalité permet de modifier les horaires d'ouverture normales du restaurant. Ceci se fait sur l'onglet «Horaires»

Il est possible de modifier les horaires d'ouverture pour chaque jour de la semaine.

Il est également possible de renseigner des horaires de fermeture exceptionnels via l'onglet «Fermetures».

14. Gérer le collaborateurs

Cette fonctionnalité permet d'ajouter, retirer et modifier les habilitations des collaborateurs du restaurant.

Pour gérer les collaborateurs, il faut se rendre à cet écran.

Il existe 3 types de collaborateurs :

• Serveur
• Cuisinier
• Responsable de restaurant

a. Le «Serveur»

Un serveur est un collaborateur qui peut créer des commandes, les modifier et les annuler.

Un collaborateur de type «Serveur» possède uniquement les habilitations nécessaires pour consulter ses commandes.

Il n'a pas accès à des informations telles que le chiffre d'affaires global, marge ou autres collaborateurs.

b. Le «Cuisinier»

Un cuisinier est un collaborateur qui peut également créer des commandes, les modifier et les annuler.

En plus de ces habilitations, un collaborateur cuisinier peut également modifier le catalogue du restaurant, faire des préparations, modifier la liste de courses ainsi queles matières premières.

Il n'a, en revanche, pas accès à des informations telles que les indicateurs de marge, liste des clients ou autres collaborateurs.

c. Le «Responsable de restaurant»

Un collaborateur de type «Responsable de restaurant» possède les habilitations de type «Cuisinier» et «Serveur».

Il peut également résilier l'abonnement du restaurant ou le modifier.

Il peut également gérer les collaborateurs du restaurant : inviter, modifier leurs habilitations ou encore les supprimer.

15. Gérer l’abonnement

Pour gérer l'abonnement, il faut se rendre à cet écran.

Ce dernier permet de résilier l'abonnement ou bien de passer d'un règlement mensuel à un règlement annuel et vice versa.

Il faut noter également que la résiliation d'un abonnement est propre à chaque restaurant.

Si vous avez plusieurs restaurants, il faut résilier l'abonnement de chaque restaurant séparément.